Establecido en 1992, MWS (Reino Unido) Limited se ha forjado una sólida reputación como especialista líder en tratamiento de agua, higiene, mantenimiento de HVAC y puesta en servicio de sistemas. Su especialización en sistemas de agua de circuito cerrado, desinfecciones y cumplimiento de la normativa contra la legionela los ha convertido en un socio de confianza para clientes de todo el Reino Unido.

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MWS siempre ha trabajado con la innovación como prioridad; esto se refleja en la digitalización de su flujo de trabajo de evaluación de riesgos con LegionellaDossier. En nuestro estudio de caso, analizamos los principales desafíos a los que se enfrentaron, las mejoras cuantificables que han obtenido y las funciones que han tenido el mayor impacto.

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Antes: un dolor de cabeza manual que consume mucho tiempo

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Antes de usar LegionellaDossier, Paul Prescott, responsable de crear esta parte del negocio, utilizó una combinación de documentos de Word, hojas de cálculo, iPads e incluso notas en papel. Los informes requerían un día completo in situ, seguido de hasta un día y medio en la oficina para combinar las fotos con los materiales y finalizar la documentación.

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Al descubrir LegionellaDossier a través de una búsqueda en Google, Paul se sintió inmediatamente atraído por la función que utiliza plantillas para vincular los activos a las recomendaciones técnicas. Esto no solo redujo la necesidad de escribir manualmente, sino que garantizó una comunicación coherente y profesional con los clientes. La capacidad de ajustar las plantillas y reutilizarlas le ha ayudado a ahorrar mucho tiempo en los proyectos.

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«Antes tardaba dos o dos días en total realizar las obras». - Paul Prescott

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Se ahorraron 1,5 días por evaluación, los informes se entregaron el mismo día

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El verdadero punto de inflexión llegó cuando Paul comenzó a usar los termómetros con Bluetooth. A diferencia de las lecturas manuales, que requerían cronómetros y entradas manuscritas, la integración Bluetooth permite la captura automática e instantánea de datos. Esta supervisión en tiempo real no solo mejoró la eficiencia, sino que también aumentó la confianza de los clientes gracias a los datos gráficos visuales y a la capacidad de detectar fácilmente los puntos críticos del sistema.

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«Con un termómetro Bluetooth, es muy fácil. Solo tienes que conectarlo, ponerlo bajo el grifo y listo. Está guardado». - Paul Prescott

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Características clave implementadas:

• Plantillas de recomendaciones técnicas automatizadas — El sistema vincula las plantillas de recomendaciones técnicas a activos específicos. Se pueden personalizar en el escritorio, lo que ayuda a Paul a reutilizar las versiones modificadas en varios informes.

• Duplicación de habitaciones para hoteles/hostales — Para los sitios con habitaciones idénticas (por ejemplo, albergues), Paul puede duplicar las plantillas de habitaciones, lo que reduce la entrada de datos repetitiva y garantiza una producción uniforme.

• ‍Monitoreo de temperatura por Bluetooth — La integración con las sondas Bluetooth significa que las temperaturas se registran automáticamente y se muestran en forma de gráficos, lo que ahorra tiempo y mejora la precisión.

• ‍Mapeo del sitio y visibilidad de los activos — MWS usa la vista de mapa del Reino Unido en LegionellaDossier para rastrear todas las ubicaciones de los sitios. El registro de activos integrado y las recomendaciones proporcionan una visión general completa de cada sitio.‍

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«LegionellaDossier tiene plantillas configuradas dentro del software. Coloca esa plantilla para ti, lo que hace que sea mucho más fácil. Y esa es una de las cosas que pensé: oh, eso es lo que necesitamos». - Paul Prescott

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Impacto

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La posibilidad de duplicar habitaciones ha demostrado ser inestimable, especialmente para sitios como hoteles u hostales con diseños idénticos. Ahora, Paul puede crear una plantilla para una habitación y aplicarla en docenas de habitaciones en cuestión de minutos.

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En total, Paul estima que el software le ha ahorrado a MWS más de cinco días completos de administración al mes. Antes realizaba de 2 a 3 trabajos a la semana, ahora completa hasta 5. La entrega de informes el mismo día se ha convertido en la norma, y la productividad se ha disparado.

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«En lo que respecta al ahorro de tiempo, es absolutamente genial, ya que nos ayuda a hacer más cosas en menos tiempo». - Paul Prescott

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Aunque Paul es actualmente el único usuario, MWS también está ampliando su uso a subcontratistas y nuevas contrataciones. Promueve activamente la herramienta entre los clientes como muestra de profesionalismo y eficiencia. ¿Su deseo? Una función de dibujo esquemático integrada para ayudar a visualizar los sistemas en sitios que carecen de diagramas adecuados.

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Mirando hacia el futuro

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LegionellaDossier no solo ha simplificado el trabajo de Paul, sino que también ha desbloqueado la capacidad, aumentado la colaboración potencial con los clientes y mejorado la calidad general y la velocidad de la prestación de servicios.

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«Ahorra tiempo. Nos ayuda a entregar el trabajo más rápido. Es una obviedad». - Paul Prescott

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